Was Kommunen beim „Ersetzenden Scannen“ beachten müssen

Mit der „Leitlinie zum Ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR-RESISCAN“ ist ein praxisorientiertes Rahmenwerk veröffentlicht worden, das die besonderen Anforderungen der BSI-Richtlinie für die tägliche Arbeit anwendbar macht.

Initiiert wurde das Papier vom langjährigen procilon-Kunden Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald, der damit insbesondere seiner Rolle als Themenfeldführer „Rechtskonforme e-Akte“ im Rahmen des IT-Gipfelprozesses gerecht wird. Insgesamt haben über 30 Kommunen und kommunale Dienstleister sowie der deutsche Landkreistag in zwei Arbeitsgruppen unter Federführung der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) und VITAKO ihre Expertise eingebracht.

Als Ergebnis sind mit einer ausführlichen Schutzbedarfsanalyse, einem Prozessleitfaden und einer Musterverfahrensbeschreibung wertvolle Hilfestellungen für kommunale Anwender entstanden.

Die Leitlinie stellt ebenfalls klar, wo der Einsatz qualifizierter Signaturen im Scan-Prozess sinnvoll und wichtig ist. Exemplarisch seien hier Dokumente aus den Bereichen Schule und Kultur, Soziales und Jugend sowie Ordnung und Sicherheit genannt. Aber auch Grenzen der vollständigen Digitalisierung werden sichtbar, nämlich immer dann, wenn eine hybride Aufbewahrung nach wie vor notwendig ist.

Insgesamt eine eindeutige Leseempfehlung von procilon, denn mit der Leitlinie von KGSt und VITAKO können sich kommunale Anwender nicht nur Anregungen holen, sondern in hohem Maße rechtskonform mit der Umsetzung der elektronischen Aktenführung und Schriftgutverwaltung starten.

Das komplette Dokument steht auf der VITAKO-Webseite zum Download bereit.