CAS Software AG und procilon GROUP vereinfachen Rechtsberatung und elektronischen Rechtsverkehr

procilon, Spezialist für IT-Sicherheitstechnologie aus Taucha, kooperiert jetzt erfolgreich mit CAS Software, CRM-Spezialist aus Karlsruhe. Mit den Lösungen von procilon und CAS vereinfachen Verbände Ihre Prozesse von der Rechtsberatung Ihrer Mitglieder bis hin zum elektronischen Rechtsverkehr mit Gerichten und Einrichtungen der Justiz.

Durch den Einsatz der Verbandslösung CAS netWorks von CAS und der Softwarekomponente von procilon wird das Senden und Empfangen von Nachrichten im elektronischen Rechtsverkehr rechtskonform und benutzerfreundlich in Outlook vorgenommen. Die procilon-Lösung proTECTr übernimmt im Rahmen der Gerichtskommunikation die Funktion, Nachrichten zu ver- und entschlüsseln. Darüber hinaus übernimmt sie Aufgaben zum Integritätsschutz und zum Herkunftsnachweis durch Erzeugung und Prüfung elektronischer Signaturen.

Vereinfachte Rechtsberatung in der Verbandslösung CAS netWorks
In der täglichen Praxis bedeutet dies: Durch den Einsatz von CAS netWorks wird die Rechtsberatung im Alltag deutlich einfacher. Verbände können direkt in ihrer Verbandslösung beispielsweise schnell und einfach einen Vorgang für jede Rechtsberatung anlegen, Fristen hinterlegen, Kontakte und Daten verknüpfen oder E-Mails archivieren. Damit sind alle Informationen sowohl in der Mitgliederakte als auch in jeder spezifischen Akte einer Rechtsberatung abgelegt. Auch mobil sind Daten per Smartphone und Tablet jederzeit on- und offline im Zugriff.

Cockpits bieten einen schnellen Überblick zu laufenden Beratungen und anstehenden Fristen, die bei Bedarf vom System auch überwacht werden können. Über Auswertungen sind aktuelle Entwicklungen und Trends sofort erkennbar.

„Verbände profitieren beim Einsatz von CAS netWorks von der flexiblen CRM-Plattform. Dadurch lassen sich alle Prozesse rund um Mitgliederservice, Seminare und Rechtsberatung in einer Lösung integriert abbilden. Unsere Lösung unterstützt die tägliche Arbeit als zentrales Gedächtnis mit 360- Grad-Akten und Assistenten, die einen optimalen Service für Mitglieder ermöglicht“, sagt Marcus Bär, Mitglied der Geschäftsleitung CAS Software AG. „Die Lösungen von procilon und CAS ergänzen sich hervorragend, um den kompletten Prozess der Rechtsberatung digital abzubilden. Wir freuen uns sehr über die Kooperation.“

Die Frist läuft ab – schon jetzt bestehen Gerichte auf elektronischen Rechtsverkehr

Das „elektronische Bürger- und Organisationenpostfach“ (eBO) ist ein sicherer Übermittlungsweg, der den sicheren Versand digitaler Dokumente sowohl an Gerichte als auch die Zusendung von Nachrichten durch die Gerichte an eBO-Inhaber ermöglicht. Nötig sind für Anwender eine Identitätsbestätigung und ein entsprechender Eintrag im Verzeichnisdienst SAFE sowie eine passende Sende- und Empfangs-Software. Bereits heute erledigen Gerichte ihre Kommunikation bevorzugt auf digitalem Weg. „Die zwischen den Herstellern abgestimmte Verbindung von zwei Lösungen ist für Anwender immer der beste Weg. Wenn das dann auch noch über eingesetzte Software erfolgt, mit der man tagtäglich umgeht, ist ein Optimum bei der Akzeptanz und ein Minimum an Einarbeitungsaufwand erreicht “, so Marco Fischer, Bereichsleiter Innovation von procilon. „Im Moment befinden wir uns in einer Art Übergangsphase – spätestens aber am 1. Januar 2026 ist nur noch elektronische Post möglich. Erste Gerichte streben bereits heute eine vollständige Kommunikation über den elektronischen Rechtsverkehr an.“

Komfortabler elektronischer Rechtsverkehr mit proTECTr von procilon

Für Verbände ist die Einrichtung des elektronischen Postfachs denkbar einfach. Lediglich die Identifikation muss vom Verband persönlich über den Notar vorgenommen werden. Insgesamt bringt die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs viele Vorteile:

1. Ein Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis 2 (VHN2) dient bei jedem Versand als Bestätigung, dass der Absender der richtige ist.
2. Der laut Verordnung vorgeschriebene XJustiz-Datensatz transportiert das Aktenzeichen und ermöglicht so die automatische Zuordnung zur Akte sowohl im Verband als auch bei Gericht.
3. Datenschutz und Vertraulichkeiten werden über das System gesichert. Der Transport über das unsichere Internet ist zukünftig sicher dank Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
4. eBO-Nutzer, die mit Fristen arbeiten und Dokumente vor Fristende einreichen müssen, sind künftig über die elektronische Einlieferungs-Quittung abgesichert. Das System liefert einen Antwortschein, der wie eine Art Einschreiben funktioniert, automatisch bei jedem Versand.

Die Kontaktdaten der Gerichte werden beim E-Mail-Versand komfortabel aus Outlook heraus im Adressverzeichnis der Justiz ermittelt. Alles in allem unterscheidet sich die Übermittlung einer Nachricht im elektronischen Rechtsverkehr kaum von der üblichen E-Mail-Bearbeitung. Lediglich die über ein Outlook-Add-in gesteuerte Erzeugung des XJustiz-Datensatzes ist ein zusätzlicher Arbeitsschritt.

Die Kombination von CAS netWorks und proTECTr ist einzigartig und verspricht höchste Ansprüche an Sicherheit und Datenschutz

Zentral für beide Hersteller ist der Schutz der gespeicherten Daten. Als deutscher Marktführer für CRM im Mittelstand folgt CAS Software den Prinzipien „Datenschutz, Transparenz und Fairness“ der Initiative fair.digital e.V. und bringt die jahrelange Expertise im Bereich digital souveräner Lösungen für das Beziehungsmanagement mit. procilon steht für die Sicherung digitaler Identitäten und Kommunikation und bietet als einer von wenigen Anbietern die Technologie zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen bei der elektronischen Kommunikation mit Gerichten. Als Mitglied im Bundesverband der IT-Sicherheitsindustrie TeleTrusT e.V. schließt sich procilon mit ihren Lösungen auch der No-Backdoor-Strategie des Verbandes an. Mit der Kooperation beider Unternehmen ergibt sich für Verbände eine ausgezeichnete Chance, die digitale Rechtskommunikation sicher auszubauen und die Rechtsberatung zu vereinfachen.

Lernen Sie CAS netWorks für Vereine und Verbände kennen.