Praxistipp: Qualifizierte elektronische Signaturen im ERV

Unter der Überschrift „Immer mehr Behörden per beBPo erreichbar“ weist die Bundesrechtsanwaltskammer in ihrem ‚beA-Newsletter | Ausgabe 7/2020 v. 2.4.2020‘ die Anwaltschaft darauf hin, dass immer mehr Adressaten des öffentlichen Dienstes über ein besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo) erreicht werden können. Damit bietet sich der ‚Elektronische Rechtsverkehr‘ mit seinen vielen Vorzügen als optimaler Kommunikationsweg zwischen Rechtsanwalt und Behörde an.

Dennoch kann es dabei zu Besonderheiten kommen, wie dieses Zitat aus dem beA-Newsletter zeigt: „In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass nicht alle aus der ZPO bekannten Vorschriften eins zu eins auf den ERV im Verwaltungsverfahren übertragbar sind. So ist als Ersatz für die Schriftform bei Verwendung des beA der Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) erforderlich (§ 3a II S. 2 VwVfG). Die Verwendung des sicheren Übermittlungsweges führt hier nicht zu der aus § 130a III S. 1 Alt. 2 ZPO bekannten Privilegierung des Verzichts auf die qeS.“

Für Bundes- und Landesverwaltungen, kommunale Einrichtungen und Körperschaften des öffentlichen Rechts heißt dies im Umkehrschluss, Vorkehrungen für die Eingangsprüfung von Dokumenten mit qualifizierter elektronischer Signatur und deren rechtskonforme Aufbewahrung treffen zu müssen. Zur benutzerfreundlichen Automatisierung solcher Prozessanforderungen bieten sich mit der Kommunikationsplattform proGOV und dem proNEXT Archive Manager zwei aufeinander abgestimmte und praxiserprobte Lösungen an.